Pengantar Management

1.      Salah satu alat ukur untuk melihat kerja manajerial dan organisasi ialah: Seberapa Efisien dan Efektif manajemen/organisasi dalam mencapai tujuannya. Jelaskan apa yang dimaksud dengan : Efisien dan Efektifitas.

a.       Efisien adalah derajat atau tingkat pengorbanan dari suatu kegiatan yang dilakukan untuk mencapai tujuan. Biasanya selalu berorientasi pada input atau korban dari sumber daya yang minimal. Banyaknya korban yang ditimbulkan atau ongkos yang dikeluarkan dalam pencapaian hasil atau tujuan itu. Semakin besar korban yang ditimbulkan berarti semakin tidak efektif, sebaliknya semakin sedikit ongkos yang dikeluarkan dalam pencapaian tersebut berarti semakin efisien. Korban yang timbul ini dapat berupa uang, barang dan waktu. Setiap pelaksanaan suatu tugas dalam mencapai tujuan dikeluarkan ongkos atau korban yang sekecil mungkin.

b.      Efektifitas adalah tingkat atau derajat pencapaian hasil yang diharapkan. Semakin besar hasil yang diharapkan. Selalu berorientasi pada hasil atau output yang besar. Semakin besar hasil yang didapat berarti semakin efektif. Tujuan yang telah ditetapkan dapat dicapai secara menjadi maksimal (tanpa memperhatikan masalah biaya/korban maupun jumlah investasi yang telah dikeluarkannya).

2.      Setujukah saudara dengan suatu pernyataan bahwa “Manajemen adalah suatu ikhtiar untuk mencapai tujuan dengan bantuan orang lain” jelaskan!

Setuju, karna management dan organisasi bukan berusaha tujuan, tetapi hanya alat untuk mencapai tujuan yang ingin dicapai. Karna tujuan yang ingin dicapai itu pelayanan dan laba. Management dan organisasi merupakan alat dan wadah, tetapi harus diatur dengan sebaik – baiknya. Jika management dan organisasi ini baik maka tujuan optimal dapat diwujudkan, pemborosan terhindari, semua potensi yang dimiliki akan lebih bermanfaat. Management yang dilakukan secara sederhana merupakan naluri dari setiap manusia dalam mencapai tujuan serta memenuhi kebutuhannya. Dengan bantuan orang lain maka kita merasakan kepuasan dalam bekerja sehingga mencapai tujuan yang diselaraskan dengan kondisi organisasi demi kelangsungan usahanya yang terus menerus dimasa depan. Management adalah usaha untuk mencapai suatu tujuan tertentu melalui kegiatan orang lain. Dengan demikian manajer mengadakan koordinator  atas sejumlah aktivitas orang lain, meliputi perencanaan, pengorganisasian, penempatan, pengarahan dan pengendalian.

3.      Jelaskan apa yang dimaksud dengan:

a.       Yang dimaksud Perencanaan adalah fungsi yang esensial bahwa perencanaan merupakan tugas penting dari organisasi. Kenyataannya bahwa manusia dapat mengubah masa depan menurut kehendaknya. Manusia tidak boleh menyerah pada keadaan dan masa depan yang tidak menentu tetapi menciptakan masa depan itu. Masa depan adalah akibat dari keadaan masa lampau, keadaan sekarang dan disertai usaha – usaha kita unuk mengarahkannya. Landasan dasar setiap perencanaan adalah kemampuan manusia secara sadar memilih alternative masa depan yang dikehendakinya dan kemudian mengarahkan daya upayanya, untuk mewujudkan masa depan yang dipilih itu.

b.      Yang dimaksud Perencanaan adalah proses tanpa akhir yaitu perencanaan merupakan spesifikasi dari tujuan perusahaan yang ingin dicapai serta cara – cara yang akan ditempuh untuk mencapai tujuan tersebut. Perencanaan harus mengandung unsur – unsur yang dapat menjawab kepada enam pertanyaan, yaitu : WHAT, WHO, WHY, WHERE, WHEN dan HOW. Perencanaan merupakan langkah utama yang penting dalam keseluruhan proses management agar actor produksi yang biasanya sangat terbatas dapat di arahkan secara maksimal untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

c.       Yang dimaksud Perencanaan harus fleksibel yaitu kemampuan merubah arah untuk menyesuaikan dengan kondisi yang terjadi dengan fleksibilitas maka periode perencanaan bisa jadi lebih pendek. Semakin besar fleksibilitasnya bisa dibangun menjadi rencana, semakin sedikit bahaya kerugian yang dikeluarkan oleh kejadian-kejadian yang tidak bisa diharapkan. Tetapi biaya fleksibilitas seharusnya ditimbang terhadap resiko yang terlibat dalam komitmen masa depan yang dibuat. Bagi banyak manajer, fleksibilitas adalah prinsip perencanaan yang paling penting. Kemampuan untuk merubah sebuah rencana tanpa biaya yang tidak diinginkan atau friksi, untuk pemutaran, untuk terus mempertahankan pada sebuah tujuan disamping perubahan dalam lingkungan atau bahkan kegagalan rencana, memiliki nilai besar. Fleksibilitas dikatakan kritis ketika komitmen besar dan tidak bisa dikeluarkan dalam jangka pendek.

4.      Untuk menjadi seorang manajer yang efektif dibutuhkan berbagai keterampilan, diantaranya:

a.       Keterampilan Konsepsual merupakan keterampilan untuk penentuan strategi jangka panjang yang tepat melalui pemantauan situasi lingkungan atau situasi persaingan yang di hadapi oleh organisasi. Keterampilan membuat konsep, idea, gagasan demi kemajuan organisasi, keterampilan ntuk membuat rencana kerja. Suatu rencana sangat tergantung dari idea tau gagasan yang dicetuskannya. Semakin tinggi tingkatan managementrial seseorang harus semakin membekali dirinya dengan keterampilan konsepsual ini. Tanpa terciptanya ide – ide baru tentulah organisasi itu akan ketinggalan dengan organisasi lain yang selalu mengembangkan ide baru dengan melaksanakan inovasi baru, tentu saja organisasi yang dipimpinnya mengalami kemandegan atau statis tidak mampu berkembang.

b.      Keterampilan Human merupakan keterampilan berkomunikasi yang komunikatif dengan individu lainnya. Ketrampilan berkomunikasi diperlukan baik karna proses komunikasi ini sangat diperlukan pada setiap level manajerial. Komunikasi yang persuasive adalah suatu jawaban yang baik yang harus selalu diciptakan oleh pimpinan terhadap bawahan yang dipimpinnya. Keterbukaan akan memungkinkan seseorang berfikir jernih sehingga dapat memacu proses terbentuknya  cipta, rasa dan karsa bagi seseorang tersebut.

c.       Keterampilan Teknik merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu, misalnya memperbaiki mesin membuat kursi. Keterampilan ini sangat diperlukan untuk manager pada tingkat yang lebih rendah. Semakin rendah tingkat managerial seseorang maka akan semakin besar tuntutan bekal keterampilan teknis yang harus dikuasai olehnya. Keterampilan untuk menerapkan pengetahuan metode kerja, teknik peralatan yang dipakai dalam melaksanakan tugas baik yang berasal dari pendidikan, latihan dan pengalaman diri.

5.      Dalam sejarah perkembangan teori manajemen diantaranya kita mengenal teori organisasi klasik yang tokoh – tokohnya diantaranya, Henry Fayol dan Mari Parker. Sebutkan buah pemikirannya!

a.       Henry Fayol (1841-1925):

Membagi operasi perusahaan menjadi enam tugas:

1)      Teknik (Tehnical)

Tugas ini meliputi kegiatan perbengkelan, produksi, dan manufacturing produk.

2)      Komersial (Commercial)

Tugas ini meliputi pembelian bahan baku, pertukaran, dan penjualan produk.

3)      Keuangan (Financial)

Tugas ini meliputi perolehan dan penggunaan modal. Dalam tugas ini dimaksudkan agar terjadi penggunaan yang optimal terhadap modal yang tersedia.

4)      Keamanan (Security)

Tugas ini meliputi perlindungan karyawaan dari kecelakaan kerja, gedung, peralatan – peralatan pabrik dan kekayaan yang berupa mesin – mesin.

5)      Akuntansi (Accounting)

Tugas ini mencakup kegiatan penyusunan Neraca, rugi laba, perhitungan biaya produksi serta pembuatan statistic perusahaan.

6)      Managerial

Tugas ini mengandung unsur – unsur perencanaan, pengorganisasian, pemberian perintah, koordinasi, dan pengawasan.

Lima fungsi management :

1)      Perencanaan (Planning)

2)      Pengarahan (Commanding/Actuacting)

3)      Pengkoordinasian (Coordinating)

4)      Pengawasan (Controlling)

5)      Pengorganisasian (Organizing)

b.      Mary Parker Follet (1868-1933):

Follet percaya bahwa seseorang akan menjadi manusia sepenuhnya apabila manusia menjadi anggota suatu kelompok. Konsekuensinya, Follet percaya bahwa manajemen dan pekerja mempunyai kepentingan yang sama, karena menjadi anggota organisasi yang sama. Selanjutnya Follet mengembangkan model perilaku pengendalan organisasi dimana seorang dikendalikan oleh tiga hal : 

1. Pengendalian diri (dari orang tersebut)
2. Pengendalian kelompok (dari kelompok)
3. Pengendalian bersama (dari orang tersebut dan dari kelompok)
Follet juga mengembangkan pengendalian dari beberapa bidang, seperti politik, ekonomi, biologi. Disamping pengendalian individu dari tiap bidang tersebut ada pengendalian bersama, dimana pengendalian biologi dengan pengendalian politik, politik dengan ekonomi, dan seterusnya. 

6.      Dalam pengambilan keputusan sering manajer melibatkan bawahanya. Bagaimana menurut anda

Seorang management dalam mendelegasikan wewenang serta mempercayakan tugas dan tanggung jawab kepada pada bawahannya harus berani mengambil resiko dalam meramalkan sikap dan tindak tanduk para bawahan. Dengan mengetahui bahwa pandangan orang itu terhadap dirinya sendiri, seorang mengambil keputusan selaku individu untuk melindungi atau memperbesar pandangannnya terhadap dirinya sendiri (self - image). Dalam hubungan dengan pengambilan keputusan adalah tanggung jawab seorang pemimpin sehingga mempercepat proses pendewasaan kelompok kerja di dalam organisasi. Dengan adanya tujuan perencanaan beserta ajakan – ajakan atasan kepada bawahan untuk ikut serta memikirkan itu, bawahan akan merasa diperhatikan dan merasa ikut serta mengambil keputusan terhadap apa yang harus dikerjakannya. Sangat erat hubungannya dengan sifat ketergantungan bawahan terhadap atasan, ditemukan berbagai macam kebutuhan pokok manusia yang perlu dipenuhi. Selain itu kebutuhan pokok tersebut adalah jaminan untuk memperoleh perlakuan yang adil, di hargai, wajar ikut bertanggung jawab atas keberhasilannya. Hal ini mempengaruhi timbulnya semangat kerja dan menghalau rasa bosan yang selama ini dikerjakan dengan rasa takut atas sanski bila pekerjaan tidak terselesaikan.